Старый добрый блокнот — привычная штука, но в последние годы ее стремительно вытесняют мобильные приложения-органайзеры. Электронный список дел не забудешь дома, а если батарея смартфона села, данные всегда можно открыть в облаке. Но как выбрать приложение, которое будет отвечать именно вашим потребностям: поможет вести бизнес или вовремя сходить за хлебом? Об этом — в обзоре Soft power.

«Хаос-контроль»: учимся не отвлекаться

Базовая версия — бесплатно.

Премиум-версия (с возможностью синхронизации смартфона и браузера) — от 350 рублей для Android и 749 рублей для iOS.

Не храните задачи в голове, а записывайте их. В этом случае они не потеряются, мозг не лопнет от перегрузки, а вы не будете переживать, что о чем-то забыли. Так звучат главные постулаты метода Getting things done (GTD, «доведи дела до конца»), который разработал американский эксперт по вопросам управления времени и личной эффективностью Девид Аллена. «Хаос-контроль» приводит дела в порядок именно по системе GTD.

В приложение можно внести как рабочие, так и личные проекты. Внутри каждого из них есть возможность составить детальный план с указанием конкретных задач и сроков. На основе этих данных приложение формирует план дня.

Метод GTD учит точно следовать графику и не отвлекаться на внезапные дела. Но поскольку они неизбежно возникают, для них в приложении предусмотрено специальное хранилище — место Хаоса. Туда рекомендуется вносить неожиданные рабочие поручения или просьбы купить что-то для дома.

Фишка «Хаос-контроля» — контекстные списки задач, которыми можно заниматься в определенных ситуациях: на совещании, в очереди, в пробке и так далее. Эта опция помогает с пользой провести даже крохотные промежутки свободного времени: отправить отчет о командировке, составить список продуктов перед походом в магазин и так далее.

Плюсы:

• нет ежемесячной подписки, пользователь платит только за покупку приложения;

• можно чередовать рабочие и личные задачи без ущерба для продуктивности;

• пользователю не надо изобретать систему планирования, поскольку приложение разработано по известной методике GTD.

Минусы:

• чтобы воспользоваться приложением на Windows и MacOS, недостаточно синхронизироваться с мобильным устройством — придется купить отдельную версию, ее стоимость начинается от 1490 рублей;

• нельзя копировать задачи;

• приложение составляет только план на день, нет возможности составить план на неделю или месяц;

• приложение не предназначено для командной работы.

«Битрикс24»: учимся считать минуты

Базовая версия (до 12 пользователей) — бесплатно.

Дополнительные функции — от 990 до 9990 рублей в месяц.

Электронный ежедневник «Битрикс24» предназначен для командной работы. Приложение позволяет систематизировать задачи по проектам, делегировать их коллегам, ставить сроки и задавать приоритеты, а также наблюдать за процессом с помощью статусов и при необходимости подключаться к работе. В комментариях к задаче также можно обсудить детали и оценить результат. Особенность «Битрикс24» в том, что приложение считает потраченное на задачу рабочее время. Активировать функцию можно специальной кнопкой.

Следить за обновлениями рабочего процесса можно с помощью «живой ленты»: там появляются все задачи, статус по которым изменился. В приложении также есть чат для оперативного обсуждения вопросов.

В «Битрикс24» есть общий календарь компании, в нем отображается график отпусков, совещаний, командировок. Пользователи также могут настроить систему уведомлений и напоминаний.

Приложением можно воспользоваться со смартфона, а также с помощью браузера.

Плюсы:

• цена приложения варьируется от размера команды;

• покупка полного пакета снимает ограничение на количество сотрудников и объем хранилища данных компании;

• руководитель может вести учет рабочего времени сотрудников;

• календарь, доступный всем сотрудникам компании.

Минусы:

• количество опций и статусов требует от пользователя больше внимания;

• не очень удобен в качестве индивидуального планировщика.

Todoist: учимся, играя

Базовая версия — бесплатно.

Премиум- и бизнес-аккаунты — 2750 рублей за пользователя в год.

Todoist — кроссплатформенный планировщик задач для одного пользователя или небольшой команды, построенный по принципу чек-листа. Задачи и подзадачи в проекте выстраиваются в хронологическом порядке: выполненные вычеркиваются из списка, но остаются на странице, как в бумажном блокноте.

Чтобы ориентироваться в списке дел, проекты можно обозначать разными цветами. Контролировать их исполнения предлагается с помощью фильтров.

Фишка Todoist — геймификация. Пользователь назначает себе дневную норму количества закрытых задач и получает «карму» — баллы — за их выполнение. Накопленная «карма» позволяет обновлять статус пользователя в приложении и переходить от «новичка» к «мастеру», «великому магистру» или «гуру».

Приложение также показывает динамику выполнения задач за последнюю неделю (в бесплатной версии) или месяц (в платной). В конце года Todoist подводит итоги работы и присылает пользователю персональный отчет.

Приложение также доступно офлайн, синхронизируется с облаком при подключении к интернету.

Плюсы:

• «карма» не только мотивирует пользователя, но позволяет бесплатно получить новые функции при переходе к новому статусу (опция доступна только для премиум-аккаунта);

• простой интерфейс;

• приложение подходит как для личных целей, так и для командной работы — в бесплатной версии одновременно могут работать до пяти человек.

Минусы:

• возможность оставлять комментарии и напоминания о задачах, а также пользовательские фильтры в списке задач доступны только в премиум- и бизнес-аккаунтах;

• уведомления по местоположению не работают на iOS;

• нет встроенного календаря;

• бизнес-аккаунт стоит дороже аналогичных приложений, а часть его функций конкуренты (Trello или «Битрикс24») предоставляют бесплатно.

Trello: учимся управлять мечтой

Базовая версия — бесплатно.

Версия Enterprise или Business — от 9,99 до 20,83 доллара в месяц за пользователя при условии годовой оплаты.

Trello организует работу по методу «канбан» (в переводе с японского «рекламный щит»). В конце 1950-х его разработали для управления производством на заводе Toyota. Простейшая канбан-доска состояла из трех списков дел: запланированные, текущие и выполненные. Сотрудники Toyota писали названия задач на разноцветных стикерах и клеили их на доски.

Управление задачами в Trello строится по аналогичному принципу. Для каждого проекта предлагается завести отдельную доску (до десяти в бесплатной версии), после чего их названия выводятся на главную страницу приложения. На доске располагаются списки карточек — задач и подзадач проекта.

Группировать карточки в списке можно по любому принципу. К любой задаче можно прикрепить голосование, метки, добавить участников и чек-лист

Плюсы:

• статус Gold на год можно получить, пригласив 12 друзей; Gold дает возможность кастомизировать доски, использовать стикеры и эмодзи, вкладывать в карточки файлы до 250 Мб (в бесплатном тарифе ограничение 10 Мб);

• опций бесплатной версии достаточно для полноценной работы даже большой команды;

• простой и удобный интерфейс.

Минусы:

• работает только при подключении к интернету;

• больше подходит для краткосрочного планирования;

• в приложении нельзя создать индивидуальный список задач и календарь;

• к задаче в мобильной версии в комментарии к карточке можно прикрепить только фотографии и документы из Dropbox или из файлов на смартфоне, в десктопной версии добавляются файлы из Google Drive и других облачных хранилищ;

• у бесплатной версии нет удобных настроек безопасности, например, нельзя удалить одного человека сразу из всех досок.