Прямо сейчас в вашем офисе руководитель отдела SMM выгорает из-за вала скучных задач. Через полгода он напишет заявление на увольнение — ему осталось только подкопить финансовую подушку. А ключевой разработчик нового сервиса недавно встречался с вашими конкурентами, те предложили ему зарплату повыше. Думаете, об этом знает только некий серый кардинал, который в курсе всего происходящего с коллегами? Нет. Есть программы, которые анализируют, насколько сотрудники надежны, эффективны и довольны работой. Рассказываем, что умеет такое ПО.

Базовый софт. Страховка от наивности

В первую очередь нужны решения, которые защитят сотрудников от неприятностей вроде перехода по ссылке из фишингового письма и случайного «слива» паролей от рабочих аккаунтов.

Многие программы включают защиту от спама, фишинга и прочих киберугроз одновременно. Почтовый шлюз Proxmox Mail Gateway сортирует письма — рекламные и мошеннические рассылки просто не попадают к вашим работникам. 

Примерно так же работает и софт Traffic Inspector Anti-Spam powered by Kaspersky. Dr.Web Mail Security Suite содержит все перечисленное и позволяет администратору сканировать компьютеры, не снижая их производительность. У всех заметных разработчиков антивирусов есть аналогичные решения.

Некоторые сервисы корпоративной электронной почты изначально включают защиты от таких проблем. Например, у Microsoft Exchange Online есть фильтры для ненужных рассылок и вредоносных вложений. Узнать больше о защите от спама и фишинга можно в этом тексте.

Защита информации в компании

«Слить» конфиденциальную информацию работники могут не только по наивности и неаккуратности. Бывает, менеджеры торгуют базами — это одна из глобальных причин утечки данных. Сотрудник, который готов уволиться и перейти в другую фирму, может «прихватить» важную коммерческую информацию. И вообще, неплохо бы замечать, когда перспективных сотрудников хантят ваши конкуренты. 

Сегодня есть программы для контроля над тем, насколько ваши специалисты надежны и добросовестны. Обычно в них можно задать фильтры по стоп-словам: «база данных», «премии и бонусы» и т. д. Например, так работает приложение MailSniffer, и оно не единственное.

У сервиса Microsoft Exchange Online, уже упомянутого выше, есть функция блокировки сообщений. Работник не сможет отправить информацию, которую запрещено пересылать без специальных разрешений. С помощью Azure Information Protection вы расставите метки на документы и сможете отследить, куда и когда их отправляли.

Как не допустить увольнения хорошего сотрудника?

Знакомьтесь, это Yva — разработка российской компании ABBYY. Программа мониторит поведение каждого сотрудника по содержимому электронной почты, CRM, системе документооборота. А еще в ней можно проводить опросы работников по самым разным темам — от степени удовлетворенности работой до того, как специалист видит свое будущее в компании. При этом софт этичен — личные мессенджеры не контролируются, публикации в соцсетях и обновления на LinkedIn не отслеживаются. 

Yva видит, кто работает успешно, а кто — нет. Уведомляет, если менеджер будет невежливо общаться с клиентами, а также если обнаружит конфликт между сотрудниками. Руководитель получает отчеты об эффективности каждого работника и всей команды.

Важно, что программа умеет замечать выгорание специалиста и прогнозировать увольнение. Ведь, как понимает ваш hr-менеджер, желание уволиться не возникает внезапно и без причин. И если вовремя его заметить, возможно, потери специалиста удастся избежать.

«В половине случаев, если заметить выгорание за полгода или год, сотрудника можно удержать. Кстати, не все проблемы связаны с финансовой мотивацией. Одна из главных причин желания уволиться — неправильный руководитель. Вторая — неправильный текущий проект, третья — оценка сотрудника. А система не только обнаруживает, что сотрудник находится на ранней стадии увольнительного тренда, но и может предсказать, по какой причине это происходит», — рассказал журналу Business Traveller Давид Ян, основатель ABBYY.

По подсчетам консалтинговой компании Deloitte, уход специалиста — не только топа, но и рядового сотрудника — тянет за собой длинную цепочку расходов. Это, собственно, само увольнение, затем подбор замены, а после — обучение новичка, который, скорее всего, первое время будет показывать низкую производительность. Поэтому HR-аналитика становится все популярнее с каждым годом.

ABBYY — одна из российских компаний, чьи разработки стали хитовыми. Эта команда сделала словари ABBYY Lingvo и софт для распознавания текста FineReader. Почитайте историю ее и других отечественных разработчиков, чьи программы «зашли» во всем мире, в этом тексте.

Как следить за дисциплиной сотрудников?

Большинство задач в этой сфере решается в таск-менеджерах. Руководитель видит, сколько времени отдельный работник или целая команда тратят на задачу, все ли укладываются в дедлайны, кто более, а кто менее эффективно работает.

Таск-менеджеров очень много — десятки. Есть универсальные системы: Битрикс24, Trello, Яндекс.Трекер, Wrike. Есть те, что считаются стандартом в каком-то направлении, так, в IT-компаниях часто работают в Jira. Подробный разбор плюсов и минусов популярных таск-менеджеров — в этом тексте.

Есть и отдельные решения для контроля за дисциплиной. CrocoTime и disciplina.ru покажут, сколько времени сотрудники тратят на работу, а сколько — прокрастинируют в соцсетях.

Есть программа Stakhanovets от российского разработчика. С ее помощью можно контролировать опоздания сотрудников. Еще алгоритм умеет анализировать клавиатурный почерк: если автор документа пишет с кучей опечаток, то софт предполагает, что тот находится в состоянии алкогольного опьянения.