Мир окончательно перешел к комбинированному, гибридному формату работы и, вероятно, к классическому офисному режиму уже не вернется никогда. Хорошо это или плохо – предмет споров.

Многие компании были вынуждены провести настоящие цифровые революции одним днем. И необходимость оцифровать процессы, чтобы понимать, что происходит в бизнесе на удаленке и гибриде, уже ни у кого не вызывает вопросов.

Но как оцифровать сущности, с которыми работают HR-ы: мотивацию сотрудников, лояльность к бизнесу, связь благополучия с эффективностью в работе. На что способны современные HR-технологии и причем здесь искусственный интеллект? Об этом мы сегодня и поговорим.

Вызовы удаленки и гибридного офиса в сфере HR

Вызовы, с которыми столкнулись службы управления персоналом, можно разделить на два типа. Первый тип условно назовем техническим. В феврале-марте 2020 компаниям пришлось экстренно переводить людей и оборудование в домашние офисы, обеспечивать безопасность труда на удаленке, создавать виртуальную среду взаимодействия для постановки задач, нормального рабочего процесса, контроля и мн. др.

Это был стрессовый период, который продлился от нескольких недель до нескольких месяцев, но в основном завершился для компаний успешным созданием новой рабочей инфраструктуры.

Со второй, управленческой группой вызовов – сложнее. Можно перевести людей на удаленку, но невозможно мгновенно решить вопрос с разграничением работы и личного времени. Научить методикам самодисциплины и работы без ежедневного физического взаимодействия с коллегами. Устранить отвлекающие факторы. Помочь справиться с изоляцией и напряжением, вызванным пандемией и связанными с ней социальными мерами.

Не всегда понятно, как управлять сотрудниками, которые находятся на удаленке. Не ясно, как распределена нагрузка, сколько каждый работник тратит времени на выполнение обязанностей и на кросс-функциональное взаимодействие, о каких сложностях неизвестно руководителям и HR-лидерам компаний.

В конечном счете, непрозрачность приводит к стремительному выгоранию сотрудников. Растет индекс нежелательной текучести. И – помимо прямых расходов на замещение позиции, которую покинул сотрудник, – компания несет урон от разрушения коммуникации и блокировки бизнес-процессов.

Нередко компании даже теряют клиентов: например, если не уследили за выгоранием ключевого sales-менеджера и не смогли предотвратить его уход.

Эти вызовы изменили роль HR-функции в компании. На первый план вышли задачи ранней диагностики проблем персонала и проактивного удержания сотрудников, на привлечение и обучение которых компания уже потратила ресурсы.

2020 и 2021 год показали, что для решения этих задач недостаточно оцифровать бизнес-процессы. Нужно поставить на рельсы автоматической непрерывной диагностики HR-параметры, которые ещё недавно казались в принципе не поддающимися измерению. Это уровень стресса, благополучия сотрудников, их вовлеченности в работу, готовности рекомендовать компанию знакомым как хорошее место работы…

Ранее оценка этих сущностей реализовывалась с помощью ежегодных и ежеквартальных опросов. Но раньше люди видели друг друга на работе каждый день. А что происходит теперь, в новом, цифровом и удаленном мире?

Почему традиционные опросы персонала теряют актуальность

Традиционно для оценки состояния сотрудников HR-специалисты используют опросы. Как социологическому инструменту, опросам уже более 100 лет, и за это время он не претерпел глобальных изменений. Менялись только носители: от физической бумажной формы – к электронной и виртуальной.

Большие опросы вовлеченности сотрудников и оценка по методу 360 проводятся ежегодно, реже – ежеквартально. Точечные срезы пульс-опросами (более молодой инструмент) можно делать чаще, но они не дают полной картины, так как включают не более 12 вопросов.

Помимо организации и проведения опроса серьезную задачу представляет обработка результатов. В некоторых компаниях она занимала 6-8 месяцев и давала заведомо устаревшую информацию. В новом, цифровом и удалённом мире, это неприемлемо медленно.

Информация нужна микродозами, по текущим вопросам, но быстро – еженедельно, иногда даже ежедневно. Только так можно вовремя отреагировать на ранний сигнал о проблеме.

Вот почему традиционные опросы больше не могут использоваться как основной инструмент диагностики состояния сотрудников. В 2019 году исследование компании Yva.ai показало, что 78 % руководителей в России пользуются данными традиционных опросов, но считают их недостаточными и нуждаются в продвинутых инструментах оценки состояния сотрудников.

В ответ на эту потребность бизнеса, которая начала формироваться задолго до пандемии, компания Yva.ai разработала умные опросы – принципиально новое решение на стыке традиционных опросов и технологий искусственного интеллекта.

Что такое умные опросы Yva.ai

Об Yva.ai, новом проекте основателя знаменитой ABBYY Давида Яна, многие знают. Компания ведет исследования в сфере искусственного интеллекта и машинного обучения и использует результаты в собственных разработках. Об одном из примеров мы уже рассказывали.

В Yva.ai (читается «Ива эй ай», прим. ред.) создали одноименную аналитическую платформу умных опросов с использованием технологий искусственного интеллекта. С ведома и согласия сотрудников Yva.ai подключается к корпоративным системам компании: корпоративной почте, CRM, таск-дескам, порталу и т. д. По ним Yva.ai и определяет, кто о ком и о чём в компании может дать информативную обратную связь. Это называется круги сотрудничества.

На основе этих сведений платформа автоматически формирует, рассылает индивидуальные опросы и обрабатывает результаты, выдавая готовую аналитику в личных кабинетах и отчетах для HR-ов и руководителей.

То, что опросы проводятся не HR-специалистами, а самой платформой, является важным условием, позволяющим проводить умные опросы на еженедельной основе. Это позволяет обеспечить компанию непрерывной обратной связью от персонала и при этом снять с HR-менеджеров нагрузку рутиной, освободив их время для более важных задач.

Цифровой след, который измеряет платформа, с согласия сотрудников можно использовать и для более глубокого анализа. Это, например, оценка выгорания сотрудников, оценка пессимизма и оптимизма команд, наличие в коммуникации похвалы и конфликтов, количество задач и многое другое.

Те самые метрики состояния команды, которые важно видеть в режиме реального времени, чтобы своевременно реагировать на проблемы в зародыше, предотвращая необратимые последствия.

В результате менеджеры любого уровня могут принимать решения, основываясь не на интуиции, а на объективных измерениях:

●      данных по вовлеченности сотрудников и выгоранию, которые показывают состояние рабочей силы компании в моменте и в динамике,

●      информации о неформальном лидерстве в коллективе и глубине обратной связи,

●      организационно-сетевой аналитике, необходимой для оценки совместной работы персонала и его взаимодействие с внешними организациями.

Кому необходимы умные опросы

В первую очередь, решение Yva.ai обеспечивает руководителей точными данными о состоянии команды независимо от формата работы: будь то традиционный офис, удаленка, гибрид и даже вахта (если говорить о производствах и добывающих предприятиях).

Топ-менеджмент компании, благодаря умным опросам, может видеть больше сотни параметров, описывающих состояние команды в динамике, отслеживать выгорание ключевых сотрудников, оценивать эффективность работы и быстро принимать точные решения с гораздо более высокими шансами на хороший результат.

Линейные менеджеры и руководители рабочих групп благодаря умным опросам могут оценить состояние каждого сотрудника в динамике и понять, что стоит изменить в управлении командой, чтобы улучшить микроклимат, повысить результативность группы и помочь работникам раскрыть потенциал.

HR-специалисты вместе с директором по персоналу получают актуальную информацию о компании как работодателе, контролируют уровень выгорания ключевых фигур, эффективно формируют кадровый резерв, планируют обучение и продвижение сотрудников и мн. др.

Наконец, умные опросы создают ценность и для рядовых сотрудников. Поддерживать их вовлеченность в исследование (в отличие от традиционных опросов) легко, потому что каждый сотрудник получает личный кабинет с персональной аналитикой. В этом кабинете он видит анонимную обратную связь от коллег, получает признание за хорошую работу и советы, что можно улучшить, чтобы стать еще успешнее в занимаемой должности.

Более подробно о технологии умных опросов, о том, откуда искусственный интеллект берет вопросы и как именно формирует “тело” индивидуального опроса, как обеспечивается конфиденциальность и защита данных – об этом и о многом другом вы можете узнать из записи небольшого совместного мастер-класса SYSSOFT и Yva.ai «Ключевые боли бизнеса в HR на удаленке». Полезного вам просмотра!