Сегодня, наверное, не осталось пользователей, которые не сталкивались бы с документами в формате PDF. Бизнес же работает с ними и вовсе в ежедневном режиме. Договоры, бухгалтерские документы, переписка с контрагентами и банками, нормативные документы, инструкции – в PDF распространяются почти все электронные версии бумажных документов.

Краткая история PDF

Формат PDF был разработан компанией Adobe еще в 1993 году. Расшифровывается эта аббревиатура как Portable Document Format. Цель его создания была проста – передавать в электронном виде документ так, как он должен выглядеть на бумаге. 

Поначалу PDF был не столь популярен как сегодня. Размер файлов получался значительно большим, чем в текстовых или даже графических редакторах. А это было серьезным препятствием для пользователей: привычных сегодня флеш-накопителей не существовало, а скорость доступа в интернет казалась просто черепашьей. Кроме того, программное обеспечение Adobe Acrobat для работы с PDF было платным. 

В компании быстро сообразили, в чем причины недовольства пользователей, и выпустили бесплатный Adobe Acrobat Reader. С его помощью документы в PDF можно было хотя бы просматривать и распечатывать.

Появление бесплатной читалки изменило ситуацию. PDF стал приобретать популярность, и не только в «профессиональной» среде пользователей Adobe, графиков и полиграфистов, но и в обычном делопроизводстве. 

Более того, сам формат стал совершенствоваться. В PDF-документах появились такие элементы, как пароли, внешние ссылки, слои, поддержка графики и даже мультимедиа. А когда в 2008 году Adobe сделала формат открытым (благодаря этому возможность просмотра таких файлов появилась, к примеру, в подавляющем большинстве интернет-браузеров), PDF и вовсе стал стандартом для документов юридического назначения.

Сегодня формат PDF используется весьма широко. В нем принято сохранять отсканированные документы. Именно в PDF формируют счета и выписки клиентские системы банков, он используется в электронном документообороте. Даже широкое распространение электронных цифровых подписей не снизило популярность этого формата, благо исторически он был одним из первых, обеспечивших поддержку ЭЦП. 

Причина проста: PDF невозможно радикально переформатировать. Сохраненная в таком виде электронная версия всегда будет выглядеть так, как она должна быть представленной и на бумаге.

И, тем не менее, PDF также приходится редактировать. И, чем популярнее становится формат, тем чаще пользователи сталкиваются с необходимостью вносить в подобные документы изменения.

Зачем нужны специализированные решения

Работу с документами в формате PDF поддерживают сегодня многие офисные программы, включая такие, как Word или Excel. С их помощью можно экспортировать созданные тексты или таблицы в защищенную форму, просто выбрав в меню «Сохранить как…». Кстати, узнать про малоизвестные функции Microsoft Word можно в отдельном материале.

Но работать с уже готовыми документами все же лучше при помощи специализированных средств. Причина проста: тот же Word для внесения изменений в PDF сначала распознает файл, превращая его содержимое в обычные текст и картинки. Даже если эта процедура будет проведена максимально корректно, первоначальное форматирование нарушается. А это означает, что все делопроизводственные операции (подписание, согласование, визирование и т. п.) придется проводить заново. 

Для того, чтобы избежать полного изменения документа, и используются специализированные решения, предназначенные для редактирования документов в PDF.

Acrobat и другие

Долгое время монополистом в области разработки решений для редактирования PDF оставалась компания Adobe. На рынке властвовал Acrobat, программа, появившаяся одновременно с форматом. Разработчики совершенствовали свой продукт и в результате Acrobat стал самым «навороченным» средством работы с PDF. Он действительно умеет делать практически все и… гораздо больше, чем нужно обычным пользователям. При этом у Acrobat есть и несколько весьма существенных недостатков.

Эта программа весьма тяжеловесна и для нормальной работы требует серьезных системных ресурсов. На слабенькой рабочей станции Acrobat заметно «тормозит», тем более, если одновременно запущены другие ресурсоемкие задачи, в том числе браузер в многооконном режиме.

Adobe Acrobat умеет делать с PDF-файлами буквально все. Но это – тот самый случай, когда возможности программы избыточны для большинства пользователей. Как правило, потребности в редактировании документов гораздо скромнее. Хотя, конечно, для профессионалов такие возможности Acrobat, как организация хранения PDF-файлов или обмена ими, критичны. Adobe (и в этом компанию упрекнуть нельзя) считает, что такие возможности стоят денег. 

Сегодня рынок предлагает различные альтернативы Acrobat. Например, существуют достаточно простые интернет-сервисы, позволяющие провести конвертацию файлов в PDF. Недостатком многих из них является ограниченная функциональность. Но есть и полноценные замены Acrobat.

Foxit PhantomPDF

В любом перечне «10 лучших решений» для работы с PDF наверняка можно встретить решения от Foxit. Эта калифорнийская компания появилась уже после того, как Portable Document Format приобрел популярность и распространение. Но «поздний старт» не помешал «лисичкам» стать настоящими лидерами в области разработок «под PDF».

Foxit PhantomPDF, флагманский продукт компании, сегодня считается основной альтернативой Acrobat отнюдь не случайно. Foxit позиционирует свою разработку как универсальное решение, причем лишенное недостатков «большого» конкурента. 

PhantomPDF прост в установке и привычен даже незнакомым с ним пользователям. 

Разработчики не стали изобретать оригинальный интерфейс и с лисьей хитростью воспользовались опытом Microsoft, применив «ленточное» представление. В результате программа стала дружественной и интуитивно понятной для любого пользователя. Осваивать ее премудрости не приходится, все просто с первого же запуска «фантома».

Простота – далеко не единственный козырь PhantomPDF. В позиционировании решения не зря присутствует слово «универсальный». Оно действительно может использоваться и частными пользователями, и корпоративными.

Помимо «базового» набора функций (конвертирование документов из офисных форматов, включая MS Office, объединение нескольких PDF-документов в один, редактирование документов с возможностью комментирования) PhantomPDF имеет и профессиональные «фишки». С его помощью можно настраивать колонтитулы, защищать документ при помощи пароля или цифровой подписи, проводить распознавание при сканировании, работать с мультимедиа. 

При этом программу отличает еще и высокая скорость обработки сложных документов, со множеством страниц, графикой, иллюстрациями и т. п. Присутствует и такая функциональность, как пакетная конвертация, что весьма важно для компаний и рабочих групп, которые заняты массовой подготовкой документов для торговли, логистики, сферы услуг и т. д.