«Возникла проблема с вашим аккаунтом Microsoft 365». Интересно, сколько пользователей увидели в последние пару месяцев это уведомление? Не стоит обвинять Microsoft. Компания, хотя и официально ушла из России, не прекратила поддержку пользователей. Но получить очередной платеж за облачный Офис с российской банковской карты она просто не может. И заменить ее в настройках аккаунта невозможно.

Ситуация с Microsoft 365 – не исключение. Множество организаций лишились доступа к облачным сервисам, которыми пользовались годами. И – успели не просто оценить удобство облаков, но и привыкнуть к нему. Настолько, что вернуться к «классической» схеме использования ИТ уже не могут.

У вас нет ресурсов для того, чтобы приобретать, развертывать и поддерживать собственные сервера? Ваши сотрудники давно работают из дома, а от офиса вы отказались за ненадобностью? Ваши рабочие материалы хранятся в облаке и ими пользуются ежедневно несколько десятков специалистов? Тогда единственный способ выживания для вас – переход в российские облака. А хорошая новость состоит в том, что такие отечественные сервисы имеются. Более того, они не так сильно уступают иностранным, как это принято считать.

VK WorkSpace

Сегодня совместная работа компаний любого масштаба, от микробизнеса до крупных корпораций, организуется при помощи целого набора продуктов и/или сервисов. Универсального решения не существует – важнейшую роль играют детали. Привычки пользователей, традиции, стиль руководства компании, распределение полномочий среди сотрудников, порядок делегирования, структура отдельных бизнес-процессов, – свою роль играет каждая из этих особенностей.

В VK не стали изобретать комбайн для решения всех задач, а сформировали экосистему, в которой любой бизнес сможет найти либо подходящий сервис, либо весь комплекс необходимых решений. Получилась платформа – VK WorkSpace. Она объединяет четыре ключевых продукта, которые в комплексе формируют систему корпоративных коммуникаций. Можно воспользоваться одним из них, или, при необходимости, дополнить его другими.

Первый из них – почтовый сервис VK WorkMail. Здесь компания может организовать электронную почту на собственном домене с доступом как через браузер, так и при помощи сторонних почтовых клиентов (для мобильных устройств у сервиса имеются собственные бесплатные приложения, доступные в AppStore и Google Play).

Управление сервисом осуществляется из административной панели. Здесь можно заводить новых пользователей и удалять старых, контролировать содержимое и состояние почтовых ящиков и управлять ими, формировать рассылки, создавать групповые адреса, – все то, что необходимо для корпоративной почтовой системы.

Одна из фишек VK WorkMail – возможность проводить аудио- и видеоконференции. Они могут быть закрытыми или с участием «гостей» со стороны, численность конференций ограничена 100 абонентами. Кроме того, звонки можно планировать: интеграция с почтой позволяет сразу после создания встречи отправить участникам приглашения и занести напоминалку в календарь.

Вторая составляющая VK WorkSpace – облачное хранилище VK WorkDisk. Помимо собственно функции хранения файлов оно имеет и дополнительные. Здесь можно работать с текстами, электронными таблицами и презентациями. При этом прямо в браузере можно или открыть существующий, «чужой» файл, создать новый или вести совместную работу над документом. К слову, интерфейс веб-приложений для работы с документами весьма похож на классический майкрософтовский.

Функциональность средств работы с документами, конечно не дотягивает до возможностей классических приложений, но абсолютно все потребности, связанные с составлением и редактированием текстов, таблиц и презентаций, закрывает.

Вторая «фишка» файлохранилища VK – приложение «Диск О». Его в компании сделали для того, чтобы облегчить перенос данных в VK WorkDisk из других хранилищ. Перенос информации будет сделан автоматически. Утилита умеет взаимодействовать со всеми основными облачными хранилищами, включая Google Drive и OneDrive.

Имеется в составе VK WorkSpace и более серьезное средство коммуникаций – VK Teams. В VK этот сервис называют корпоративным мессенджером. Похоже – скромничают. VK Teams вполне можно отнести к классу платформенных решений workflow.

Во-первых, VK Teams закрывает все потребности в корпоративных коммуникациях. Здесь имеется полноценный корпоративный мессенджер с аудио- и видеозвонками, не ограниченными по времени.

Во-вторых, сервис обеспечивает доступ к корпоративной адресной книге, очень подробной и структурированной. Естественно, интегрируется он и с почтой, и с календарем, причем, чтобы воспользоваться ими, не нужно переключаться между разными интерфейсами, – все доступно прямо в окошке VK Teams.

Есть в VK Teams и задачник, с возможностью делегирования, проверки исполнения, обсуждения, расписанием и интегрированием документов.

В VK Teams доступна и целая вязанка мини-приложений, которые нацелены на решение мелких, но очень важных корпоративных задач. Можно обеспечить возможность заказа пропуска, бронирования переговорки, сдачи отчетности, финансовой отчетности и еще множества стандартных действий. Доступно даже создание корпоративной системы управления проектами или цифрового ресепшена для службы поддержки. Кстати, эти продукты можно также купить в виде локальных решений и развернуть на своих серверах (VK Workmail, VK teams, VK Workdisk).

Р7-Офис

При всех своих достоинствах, VK WorkSpace – сервис для тех компаний, которые охотно пользуются публичными облаками. Но подходят они далеко не всем. В этом случае вполне логичным выбором будет Р7-Офис.

Это офисное решение столь же функционально. При этом доступ к решению возможен как через браузер, так и через десктопное приложение, в котором имеются сразу три редактора, для текстов, таблиц и презентаций. Функциональность их столь же широка, как и у решений VK, столь же привычен и интерфейс, который не потребует привыкания.

Пользователям доступны модули совместной работы. Для работы с почтой, адресной книгой, календарем и списком задач имеется специальное приложение «Органайзер». Есть в составе пакета и средство видеоконференцсвязи.

Важное отличие Р7-Офис от VK WorkSpace – широкий выбор  вариантов лицензирования. Компании, в зависимости от особенностей своей корпоративной инфраструктуры, могут выбрать гибкие способы  лицензирования. 

Выбор повлияет и на взаимодействие пользователей с решением: для того, чтобы использовать приложение, потребуется лицензия после 30-дневного бесплатного использования. Но можно и сэкономить, ограничившись облачным или серверным вариантом (например – Р7-Офис Профессиональный. Сервер оптимальный).

Но лучше всего в этом случае обратиться за консультацией к профессионалам из «Системного софта». Они помогу разобраться в особенностях лицензирования и выбрать вариант, который будет наиболее полно соответствовать потребностям компании.