В условиях стремительного развития технологий и растущей конкуренции на рынке, торговые компании сталкиваются с необходимостью оптимизации своих бизнес-процессов. Эффективная автоматизация становится не просто желательной, а жизненно важной для достижения конкурентных преимуществ. В этом контексте low-code платформы открывают новые горизонты для бизнеса, позволяя быстро и эффективно разрабатывать решения без необходимости глубоких технических знаний.

«Системный софт» предлагает своим клиентам из отрасли ритейла решение для автоматизации процессов на платформе «Первая форма». «Первая форма» является надежным инструментом для автоматизации и оптимизации работы торговых компаний и позволяет быстро адаптировать бизнес-процессы под изменяющиеся условия рынка. В данной статье мы рассмотрим, как использование платформы «Первая форма» может трансформировать бизнес-процессы в торговых компаниях, улучшить их гибкость и ускорить время выхода на рынок, а также какие преимущества это может принести в условиях современного бизнеса.

Возможности платформы «Первая Форма»

«Первая Форма» – система автоматизации бизнес-процессов, которую можно кастомизировать под конкретные задачи. В основе подхода – централизованное управление торговой сетью через единый информационный портал, где осуществляется взаимодействие между головным офисом и отдельными торговыми точками. Сотрудники головного офиса могут ставить задачи как отдельным подразделениям, так и всей сети и контролировать их выполнение. Менеджеры торговых точек через портал отправляют заявки на решение текущих задач – закупку оборудования, подбор персонала, срочный ремонт и т.д. Централизация обеспечивает синхронизацию работы всех подразделений торговой компании и сокращает расходы на содержание отдельных служб в каждом магазине – бухгалтерии, кадрового отдела, хозяйственной части. Система позволяет отправлять массовые поручения, централизовать заявки на закупки и управлять процессами, такими как инвентаризация и рекламные акции.

На главной странице системы представлен дашборд со сводным отчетом по количеству открытых точек и их статусу. При выборе конкретного торгового объекта можно получить детализацию: на каком этапе своего существования находится точка, какие вопросы сейчас находятся на обсуждении, посмотреть сводку по плану-факту, подписанию документов, вывести те дашборды, которые необходимы для работы. Визуализировать торговую сеть можно также с помощью карты: здесь торговые точки представлены в виде объектов на местности, их также можно выбрать и получить детальную информацию по текущему статусу и задачам.

Внутри карточки торговой точки задачи представлены в виде дерева категорий. Отсюда можно вести все рабочие процессы – от работы с контрагентами, ведения документооборота и сверки, до этапов открытия нового магазина.

Система кастомизируется с помощью выстраивания маршрутов для конкретных задач в режиме low-code. В «Первой форме» применяется простая для настройки модель FSM (Finite-State Machine, модель конечного автомата): это конструктор, где из готовых кубиков собирается необходимый функционал. В случае же более сложных и уникальных задач есть возможность запрограммировать его традиционным образом с помощью кода – в основном используются SQL, LUA и JS.

Корпоративное мобильное приложение обеспечивает линейным сотрудникам доступ к нужной информации, общению с коллегами и руководством, а также поддерживает их адаптацию через функцию наставника и чек-листы. Локальные проблемы также решаются в приложении назначением задачи конкретному сотруднику; он получает уведомление с дедлайном и комментарием.

Открытие и управление торговой точкой

Подготовка к открытию торговой точки организована через бизнес-процессы, где каждая из подзадач имеет свой маршрут, сроки и ответственных. Система отслеживает выполнение задач, автоматизирует переходы между этапами и собирает всю ключевую информацию в головной задаче, обеспечивая прозрачность на всех этапах.

Для создания новой торговой точки сети достаточно нажать кнопку «Создать», после чего система запросит все необходимые реквизиты проекта: расположение, текущий процесс (в данном случае открытие торговой точки), общая информация, время работы, контактные данные арендодателя, финансовые вопросы аренды и арендной ставки, детализация по открытию в датах и дополнительные параметры по связанным задачам. Кроме того, карточка задачи содержит ленту комментариев – основной инструмент для коммуникации внутри конкретного бизнес-процесса. К карточке можно прикрепить различные объекты (например, фотографии) и чек-листы.

Чек-листы позволяют контролировать регламентируемые процессы. Их шаблоны содержат список действий, которые необходимо выполнить для решения задачи; чек-листы заполняются по мере выполнения запланированных шагов. Кроме простых «галочек», чек-листы допускают прикрепление фотографий и создание новых задач в случае, если что-то препятствует их заполнению.

В любой задаче есть участники и исполнители, которых можно назначать и менять в зависимости от этапа процесса. Поддерживаются разные типы подписей – юридически значимые и обычное согласование в системе. При запуске процесса согласования можно указать тип подписи и конкретных участников, от которых эти подписи требуются – например, генеральный директор ставит юридически значимую подпись, обычный исполнитель – простое согласование в системе.

Управление рабочим местом мерчендайзера

Мерчендайзер видит аналитические данные по каждой торговой точке, от административно-хозяйственной деятельности до сервис-деска. В случае торговых точек ключевые цифры по результативности можно выводить с привязкой к конкретным исполнителям. Доступен анализ коммуникации с внешними контрагентами; система предлагает возможность сквозной коммуникации: из любой ее точки можно попасть в любую связанную задачу, что в принципе характерно для BPM-систем. В «Первой Форме» также есть возможность из любой точки организовать видеоконференцсвязь со всеми участниками задачи.

Управлять задачами можно как с ПК (с помощью браузерной или десктопной версии), так и из нативного мобильного приложения. В решении представлена сводная таблица по имеющимся задачам, важные подсвечиваются, есть лента новостей. Мерчендайзер может в мобильном приложении отслеживать аналитические данные, заполнять чек-листы, вести коммуникации. При необходимости отсюда же можно посмотреть рабочий календарь любого сотрудника, назначить и провести встречу.

Автоматизация внутренних процессов и документооборота

«Первая Форма» позволяет автоматизировать рутинные операции и управлять проектами с помощью системы мониторинга рисков, где статусы подсвечиваются разными цветами для быстрого определения приоритетов. Инструмент помогает выявлять задачи, требующие внимания руководителя, анализировать причины проблем.

В системе контролируются все внутренние процессы компании, в частности:

• развитие новых направлений и разработка новой продукции;
• управление закупками неторговых позиций;
• контроль оплаты счетов за аренду и коммунальные услуги, прогнозирование расходов;
• ведение учета оборудования и его жизненного цикла, присвоение инвентарных номеров;
• ведение технологических карт товаров различных категорий.

Для процессов документооборота реализовано хранение архива.

Кроме того, в системе содержится функционал SRM (Supplier Relationship Management) для автоматизации управления закупками. Работает он по тому же принципу выставления задачи на конкретного исполнителя с указанием срока, после чего задача идет по своему настроенному маршруту. SRM позволяет автоматизировать контроль сроков, проведение тендеров, проверку контрагентов, управление жизненным циклом поставщика и предоставляет личный кабинет поставщика для выставления и оплаты счетов, согласования документов, просмотра истории взаимодействия.

Контроль регламентированных процессов реализован с помощью чек-листов, доступных как на ПК, так и на мобильных устройствах. К чек-листам можно прикреплять фотографии, отмечать выполнение задач. В случае проблемы будет автоматически создана задача с исполнителем и сроком.

Централизованная система обработки обращений клиентов регистрирует сообщения, поступающие из разных каналов. «Первая Форма» автоматически направляет эти отзывы соответствующим службам, назначает исполнителей и устанавливает сроки.

Внедренная система оценки результатов позволяет руководителю оценивать работу сотрудников по понятной шкале от 1 до 5. Это повышает прозрачность работы, помогает избегать конфликтов и предоставляет головному офису аналитику для оптимизации процессов.

Внешние интеграции

«Первая Форма» служит единой платформой, интегрирующей данные из различных информационных систем торговой сети, поддерживая двустороннюю синхронизацию. Это дает возможность автоматизировать обмен данными, улучшать аналитическую отчетность и экономить время сотрудников, устраняя необходимость работать в нескольких программах и сводить данные вручную.

Система «Первая Форма» содержит открытое API для интеграции с большинством внешних сервисов, включая такие сложные взаимодействия, как c 1С и SAP. Все инструменты собираются на одной платформе в рамках одной лицензии, объединяющей задачи и ресурсы и работающей по принципу «единого окна».

Для взаимодействия с внешними каналами есть встроенная интеграция с ботами Telegram и WhatsApp, позволяющая бесшовно импортировать сообщения из них во внутреннюю систему коммуникаций.

Для компаний из ритейла «Первая Форма» предлагает интерактивную карту для выбора места нового магазина, которая позволяет анализировать расположение имеющихся точек, точек конкурентов, покупательский поток и доступность. Интеграция с «Яндекс.Картами» и ГИС помогает оценить демографию и финансовые возможности жителей, а также автоматически инициирует задачу по поиску доступного помещения.

Преимущества «Первой Формы»

«Первая Форма» заняла первое место в рейтинге процессных low-code платформ для разработки корпоративных информационных систем, составленного экспертами «Сколково». Low-code делает систему доступной для пользователей без экспертных знаний в области разработки: достаточно обладать навыками для формирования структуры последовательности бизнес-процессов. А в случае необходимости можно реализовать сложные сценарии с помощью кода.

Платформа представляет собой централизованную систему управления бизнесом, объединяющую задачи и ресурсы в «едином окне». «Первая Форма» подстраивается под нужды клиента, имеет браузерную, десктопную и мобильную версии интерфейса, работает полностью на российском ПО. Интеграции с внешними системами по открытому API позволяют унифицировать «зоопарк» решений компании-ритейлера с помощью единого пункта управления бизнес-процессами.

Мы рассмотрели основные возможности и преимущества платформы «Первая форма» для автоматизации торговых компаний. Обращайтесь к нам для того, чтобы посмотреть демонстрацию работы решения, получить консультацию технического эксперта или обсудить пилотный проект в вашей компании.