Работа крупной компании совсем не похожа на бизнес фрилансера-одиночки. И инструменты, которые они используют, сильно отличаются друг от друга. В конце концов, микробизнесу не нужна ERP-система. Но есть приложение, без которого не может обойтись ни одна компания, вне зависимости от ее размера, — система постановки задач и контроля исполнения.

«Задачников», на самом деле, много. Но подавляющее большинство таких решений не идут дальше формирования простых списков дел, лишенных возможности управления, контроля и даже совместной работы. А вот специализированных решений, при помощи которых можно организовать полноценный менеджмент команды — не так много. И еще меньше среди них универсальных инструментов, которые можно без особенных усилий настроить в зависимости от профиля организации.

Яндекс.Трекер

Сервис Яндекс.Трекер появился сравнительно недавно, но история сервиса уже довольно продолжительна. В 2012 году в Яндексе создали свою систему управления задачами. Предназначалась она для собственных нужд компании, внутри которой работали многочисленные группы разработки, развивавшие самые разные сервисы. И только через пять лет было принято решение открыть доступ к Трекеру для «внешних» пользователей.

Создатели позиционируют Яндекс.Трекер как универсальный сервис, который может использовать компания любого профиля, будь то разработка ПО, дизайн, маркетинг или многопрофильный холдинг, в котором имеются и коммерческие, и административные подразделения. И каждая из таких команд может настроить сервис под свои задачи и особенности. В самом Яндексе Трекер используется, кстати, во всех бизнес-процессах, от разработки ПО до согласования документов и работы сервис-деск.

Что может Яндекс.Трекер

Возможностей у Яндекс.Трекера множество, но самые важных из них связаны с созданием корпоративной системы постановки и контроля исполнения задач. Для каждой из них создается отдельная страничка, на которой находится вся связанная информация, — описание задачи, ее сроки, исполнитель и супервайзер, отметки о ходе выполнения задачи, дополнительные данные, информация о готовности. Изменения не только фиксируются в системе — информация о них направляется всем заинтересованным лицам.

Задачи, которые относятся к разным отделам или проектам, группируются. При этом они не сваливаются «в кучу», а формируют очередь в зависимости от срочности задачи, ее сложности, зависимости от других задач рабочей группы или даже всей компании.

Список актуальных задач можно представить и в форме канбан-доски, на которой расположены карточки задач, разнесенные на несколько групп. Такая визуализация позволяет использовать сервис и в тех командах, которые работают по методологии Agile.

Карточку задачи при этом можно дополнить необходимыми графами, при помощи которых планируются спринты и формируются смежные или подчиненные задачи. Предусмотрена даже возможность мгновенного превращения отдельной задачи в новый проект. Иными словами, Яндекс.Трекер обеспечивает максимальную гибкость и при этом сохраняет иерархию задач внутри организации.

Естественно, в Трекере доступны все необходимые дополнительные функции, такие как поиск и фильтрация задач по множеству признаков, создание шаблонов задач, формирование дашбордов, ведение календаря, комментирование, присвоение задачам тегов и множество других полезных фишек.

Технические формальности

Яндекс.Трекер — облачный сервис, который доступен только в публичном облаке компании. Развернуть его на собственных серверах компании не получится — доступно только использование по подписке. А вот данные, которые хранятся в сервисе, можно скопировать в собственную инфраструктуру. Для этого имеется API.

API, кстати, используется в Яндекс.Трекере весьма широко. С его помощью сервис можно интегрировать с массой сторонних приложений и сервисов. Это позволяет добиться высокого уровня автоматизации процессов управления задачами, вплоть до реализации специфических правил менеджмента.

Миграция на Яндекс.Трекер

Используется API и для миграции на Яндекс.Трекер с других аналогичных сервисов. Чтобы переехать на Трекер, потребуется административная учетная запись, у которой есть соответствующие права в Трекере и, одновременно, права администратора того сервиса, с которого предстоит миграция.

Администратору предстоит сформировать структуру задач в Трекере, а потом при помощи API просто перетащить задачи из старого сервиса. В зависимости от объема на это уйдет от нескольких минут до пары дней. После этого компания может полноценно использовать свою систему управления задачами уже на новом месте.

Доступ пользователей

Конечно же, в Яндекс.Трекер реализована возможность создания сценариев доступа для разных групп пользователей. В зависимости от роли пользователя или его принадлежности к тому или иному структурному подразделению компании он получает доступ к необходимым задачам и очередям рабочих групп. При этом права доступа можно оперативно менять для каждого пользователя, подключая его к решению новых задач.

Подумали в Яндексе и о тех пользователях, которые пользуются сервисом с мобильных устройств. В магазинах Apple и Google есть приложения Яндекс.Трекера, при помощи которых можно получить доступ к своим задачам или очередям отделов и департаментов.

Пара слов о безопасности

Яндекс обеспечивает все необходимое для безопасности Трекера. Это — обязанность любого облачного провайдера, и Яндекс не является исключением. Защита от стороннего проникновения, вирусов, шифрование, бэкап, выявление аномалий — все это обеспечивается даже в рамках бесплатной подписки.

Но есть и специфические нормы, которые обеспечиваются в Яндекс.Трекере. Прежде всего это — российская принадлежность сервиса, которая особенно важна для тех организаций, которые обязаны соблюдать требования политики импортозамещения. Сервера облака Яндекса тоже находятся в России, а это значит, что Яндекс.Трекер не имеет санкционных рисков и не отключится в один прекрасный момент.

Стоит упомянуть о еще одном свойстве сервиса — применяемой провайдером политике уничтожения данных. Яндекс, если компания по какой-то причине примет решение прекратить пользоваться Трекером, просто удалит все данные. Произойдет это, если организация перестанет оплачивать свою подписку.

Яндекс.Трекер прост и универсален. Но эти качества не избавляют от необходимости тонкой настройки сервиса с учетом всех особенностей бизнеса компании. А эта задача не из простых, и при ее решении можно воспользоваться помощью профессионалов.

«Системный софт» стал официальным партнером Яндекса и готов оказать необходимое содействие тем заказчикам, которые только планируют внедрить у себя систему управления задачами или предполагают переехать на Яндекс.Трекер с другой платформы.